Zaproszenie do złożenia oferty
Tarnobrzeg, 07.05.2012
ZAPYTANIE OFERTOWE
Szanowni Państwo,
Zwracamy się z prośbą o złożenie oferty na wdrożenie nowoczesnego systemu informatycznego wspomagającego współpracę z naszymi stałymi kontrahentami. System ten ma się opierać o model business to business.
INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM:
TOYA-STANMAR Sp. z o.o.
ul. Kwiatkowskiego 14
39-400 Tarnobrzeg
Tel. 015 822 99 22
www.stanmar.pl
Spółka TOYA-STANMAR jest prężnie działającym przedsiębiorstwem zajmującym się importem, eksportem oraz handlem hurtowym. Firma istnieje na rynku od 1989 roku. Przedsiębiorstwo skupia się przede wszystkim na handlu wyrobami metalowymi, elektronarzędziami, dodatkowym wyposażeniem hydraulicznym oraz grzejnym. W ofercie Spółki znajduje się ponad 10 tysięcy pozycji, w obszarach: elektronarzędzia, narzędzia pneumatyczne, narzędzia ręczne, narzędzia i urządzenia budowlane, narzędzia pomiarowe, maszyny i urządzenia tnące, motoryzacyjne, art. elektryczne, chemia motoryzacyjna i ogólnoużytkowa, narzędzia ogrodnicze, armatura sanitarna, drabiny i rusztowania itp. TOYA - STANMAR jest największym dystrybutorem w południowo - wschodnim regionie Polski i największym partnerem producenta i dystrybutora narzędzi firmy TOYA S.A. Ponadto na ofertę wnioskodawcy składają się narzędzia innych producentów zgrupowane w trzech klasach cenowych wiodących marek, takich jak: YATO, COOPER Hand Tools, Weller, Crescent, Nicholson, DeWalt, Black&Decker, POWER UP, VOREL, FLO, STHOR, GAV, ARTU, Akala Faraone, FALA, Technicoll.
OGÓLNE WARUNKI PRZEPROWADZENIA PROCEDURY
- Wszystkie informacje zawarte w dokumentacji przekazanej przez Zamawiającego pozostają własnością Zamawiającego
- Wszystkie informacje i dokumenty dostarczone przez Oferenta będą traktowane jako informacja poufna i będą użyte jedynie do wsparcia procesu decyzyjnego związanego z niniejszą procedurą.
- Ofertę może złożyć każdy przedsiębiorca, który działa na rynku ICT nie krócej niż 12 miesięcy.
- W postępowaniu nie mogą brać udziału przedsiębiorstwa, co do których wszczęto postępowanie upadłościowe lub ogłoszono ich upadłość oraz takie, które w swoich ofertach zawarły nieprawdziwe lub nierzetelne informacje, które mogą mieć wpływ na decyzję o wyborze oferenta
- Oferta zostanie odrzucona bez jej rozpatrywania, jeśli złożona zostanie po wyznaczonym terminie lub nie spełnia wymagań określonych w niniejszym Zapytaniu
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia danej oferty bez podania przyczyny lub unieważnienia procedury bez podania przyczyny. Wybór oferenta jest ostateczny i nie podlega ponownemu rozpatrzeniu.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ceny i warunków realizacji przedmiotu zapytania.
- Zamawiający podpisze umowę z wybranym oferentem w ciągu 21 dni od daty wyboru oferty.
Osobą udzielającą szczegółowych informacji nt. procedury jest Pan Stanisław Klimkiewicz (tel. 015 822 99 22, e mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Udzielanie odpowiedzi i wyjaśnień odnoszących się do zagadnień o dotychczas wykorzystywane w firmie Toya-Stanmar rozwiązania informatyczne oraz inne kwestie związane z opisem współpracy z partnerami biznesowymi następować będzie w rozmowach bezpośrednich lub telefonicznych.
WARUNKI PRZYGOTOWANIA I ZŁOŻENIA OFERTY
- Oferta musi zawierać: pełną nazwę i adres siedziby firmy, datę sporządzenia, podpis osoby sporządzającej, dane kontaktowe osoby sporządzającej, datę ważności oferty (min. 30 dni od dnia sporządzenia oferty)
- Oferta powinna odnosić się do wszystkich elementów będących przedmiotem zapytania, ze wskazaniem szczegółowych parametrów i danych. Realizacja poszczególnych zadań musi zostać przeprowadzona zgodnie z terminami podanymi niżej
- Oferta traktowana będzie całościowo - nie dopuszcza się dostawy częściowej produktów i usług
- Oferta powinna być sformułowana w języku polskim
- Do oferty powinna zostać dołączona kopia aktualnego dokumentu rejestrowego
- Oferta powinna być złożona w terminie 07.05.2012 - 21.05.2012, do godz. 15.00
- Miejsce i forma złożenia oferty:
Toya-Stanmar Sp. z o.o., ul. Kwiatkowskiego 14, 39-400 Tarnobrzeg (osobiście/listownie/przesyłką kurierską)
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. (droga elektroniczną)
KRYTERIA WYBORU OFERTY:
Cena - 100%
PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
Opisy zawarte poniżej poszczególnych zadań są ich uszczegółowieniem, który musi zostać uwzględniony w ofercie.
1) Analizy funkcjonalne i procesowe
- opracowanie wirtualnego modelu procesów (realizowanych z wymienionymi niżej partnerami)
- ustalenie wzajemnych zależności między procesami (Sprzedaż, Zaopatrzenie)
- analiza potrzeb i oczekiwań użytkowników
- określenie docelowych funkcjonalności systemu
- wyspecyfikowanie koniecznych modyfikacji w dotychczas używanym systemie TOYA STANMAR (modyfikacje oprogramowania i sposobu realizacji procesów, procedur zapewnienia bezpieczeństwa, dostępu użytkowników do informacji na platformie)
Wstępnie oszacowana ilość dni roboczych (dni) na analizy: 55
2) Infrastruktura techniczna projektu (serwer z osprzętem, oprogramowanie serwerowe Windows Server, oprogramowanie bazodanowe SQL)
- serwer wieżowy HP ProLiant ML350 G6 X5650 2P 12 GB-R P410i/1 GB FBWC
- HP X5650 ML350 G6 Kit
- zasilacz HP 750 z wtyczką uniwersalną, o dużej wydajności
- dwuportowy dysk twardy HP 300 GB 6 G SAS 15 000 obr./min LFF (3,5 cala) dla firm z 3-letnią gwarancją - 3 szt.
- zestaw pamięci rejestrowanej HP 16 GB (1x16 GB) CAS-7 Quad Rank x4 PC3-8500 (DDR3-1066)
- zasilacz awaryjny UPS R1500 G2 1U USB/Serial
- napęd taśmowy HP RDX320 Int Removable Disk Backup Sys
- zapasowe kasety do napędu taśmowego RDX Cartridge 320/640GB - 5 szt.
- MS OEM Windows Server Std 2008 R2 SP1 64 Bit/x64, 1-4CPU 5User Polish
- MS OEM Windows 2008 Server CAL 5 User Polish, 1 pk
- baza danych SQL: MS SQL Server 2008 R2 Enterprise Edition Runtime (6 licencji stanowiskowych, 1 licencja na serwer)
3) Licencje CDN XL
- Moduł: Pulpit kontrahenta (1 lic.)
- Moduł: Serwis (1lic.)
- Moduł: Administrator (1 lic.)
- Moduł: Modelowanie procesów (Sprzedaż, Zaopatrzenie) (1 lic.)
- Moduł: Współpraca z aplikacją ECOD (obecna nazwa handlowa EDI Comarch) (1 lic.)
4) Licencje składowe systemu B2B
Oprogramowanie umożliwiające automatyzację procesów biznesowych przez wymianę danych między systemami informatycznymi Toya-Stanmar a systemami Partnerów (opis systemów: ppkt. 8-10)
Należy zapewnić zgodność formatów eksportu/importu danych ze standardem EDIFACT w zakresie wymiany dokumentów
- oprogramowanie komunikacyjne: BztlkSvrEnt 2009 SNGL OLP NL 1Proc (1 lic)
- oprogramowanie do zarządzania archiwum dokumentacji elektronicznej: ECOD Archiwum (1 lic.)
- oprogramowanie do śledzenia obiegu dokumentacji elektronicznej I lokalizacji poszczególnych dokumentów w systemie: ECOD Tracker (1 lic.)
5) Wdrożenie licencji CDN XL
- instalacja i konfiguracja (parametryzacja modułów i aplikacji, konfiguracja kartotek, indywidualizacja interfejsów, zasilenie wstępne kartotek z obecnie używanych modułów)
Wstępnie oszacowano następującą ilość dni na wdrożenie:
Serwis + Administracja: 5 dni
Współpraca z aplikacją ECOD: 5 dni
Modelowanie procesów (Sprzedaż, Zaopatrzenie): 5 dni
Pulpit Kontrahenta: 20 dni
6) Modyfikacja modelu obiegu informacji w systemie CDN XL
Wstępny szacunek i podział prac:
Rekonfiguracja bazy danych (2 dni)
Modyfikacje parametrów pracy poszczególnych modułów (5 dni)
Rekonfiguracja kartotek towarów i dokumentów modułów Sprzedaż (w tym magazynowych) i Zamówienia (15 dni)
Rekonfiguracja kartotek - Moduł Księgowość (faktury, rozliczenia) - (2 dni)
Rekonfiguracja kartotek - Moduł CRM (5 dni)
Modelowanie procesów (Sprzedaż, Zaopatrzenie) (15 dni)
Modyfikacja ścieżek obiegu dokumentów (5 dni)
Modyfikacja klasyfikacji użytkowników, zmiany uprawnień dostępu - moduły Administrator (2 dni)
Modyfikacja procedur bezpieczeństwa, zachowania poufności (2 dni)
Testy po przeprowadzeniu zmian (5 dni)
7) Instalacja, wstępna konfiguracja licencji składowych systemu B2B
Wstępnie oszacowano następującą ilość dni na instalację i konfigurację:
- oprogramowanie komunikacyjne: 12 dni
- ECOD Archiwum: 3 dni
- ECOD Tracker: 3 dni
8) Działania programistyczne - stworzenie map translacyjnych do systemu informatycznego partnera biznesowego: Rzeszowska Centrala Materiałów Budowlanych Spółka Akcyjna
Realizowane z firmą procesy biznesowe, które obsługiwane mają być poprzez platformę B2B to Zaopatrzenie i Sprzedaż, na które składają się następujące elementy:
- złożenie zamówienia - pracownik odpowiedzialny za zakupy po stronie partnera na podstawie danych zgromadzony w swoim systemie informatycznym dotyczących poziomu zapasów produktów składających się na ofertę Toya-Stanmar generuje dokument zamówienia, który drukuje i wysyła faksem do firmy Toya-Stanmar. Drugi praktykowany sposób składania zamówienia realizowany jest bezpośrednio w siedzibie Toya-Stanmar, pracownik firmy RCMB osobiście ogląda produkty, które są nowością w ofercie dostawcy, a następnie składa zamówienie,
- przygotowanie oferty - pracownik Toya-Stanmar wpisuje dane z zamówienia do systemu informatycznego i sprawdza dostępność produktów na magazynie, następnie tworzy ofertę dla partnera z uwzględnieniem rabatów,
- Wysyłka oferty - pracownik firmy Toya-Stanmar za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu wysyła ofertę do klienta, który ją akceptuje lub zgłasza swoje uwagi,
- działania marketingowe - działalność marketingowa Toya-Stanmar w głównej mierze polega na wysyłce pocztą elektroniczną wraz z ofertą na składane zamówienie specjalnej oferty zawierającej promocje cenowe oraz informacje o nowych produktach,
- fakturowanie - po zatwierdzeniu oferty przez klienta pracownik Toya-Stanmar wystawia fakturę na zamówione produkty i wysyła towar do różnych punktów dystrybucyjnych wskazanych w zamówieniu, natomiast faktura wysyłana jest pocztą tradycyjną do RCMB,
- obsługa reklamacji - w przypadku wystąpienia problemów z dostarczonymi produktami firma RCMB tworzy dokumentację reklamacyjną w postaci papierowego formularza, która jest drukowana podpisywana i wysyłana w sposób tradycyjny na adres Toya-Stanmar.
System informatyczny posiadany przez Partnera:
TOP9000 należący do kategorii systemów klasy ERP, umożliwiając kompleksową obsługę procesów biznesowych zarówno w wymiarze operacyjnym jak i decyzyjnym. System posiada wiele rozwiązań branżowych, mających zastosowanie w przedsiębiorstwach o różnych profilach działalności (handlowe, produkcyjne, produkcyjno-handlowe). Platformę informacyjną systemu stanowi rozwiązanie typu Business Intelligence zbudowane w oparciu o wielowymiarowe narzędzie klasy OLAP
System ERP składa się 7 modułów:
- TOP Finanse,
- TOP CRM,
- TOP Business Inteligence,
- TOP Dystrybucja,
- TOP Zasoby Ludzkie,
- TOP Produkcja,
- TOP Dodatki
Wstępnie oszacowana następującą ilość dni na prace programistyczne i wdrożeniowe:
20 dni
9) Działania programistyczne - stworzenie map translacyjnych do systemu informatycznego partnera biznesowego: Polskie Składy Budowlane S.A. - Mrówka
Realizowane z firmą procesy biznesowe, które obsługiwane mają być poprzez platformę B2B to Zaopatrzenie i Sprzedaż, na które składają się następujące elementy:
- złożenie zamówienia - pracownik odpowiedzialny za zakupy po stronie partnera na podstawie danych zgromadzonych w swoim systemie informatycznym dotyczących poziomu zapasów produktów składających się na ofertę Toya-Stanmar generuje dokument zamówienia, który drukuje i wysyła faksem do firmy Toya-Stanmar. Drugi praktykowany sposób składania zamówienia realizowany jest bezpośrednio w siedzibie Toya-Stanmar, pracownik firmy "PSB-Mrówka" osobiście ogląda produkty, które są nowością w ofercie Toya-Stanmar, a następnie składa zamówienie,
- przygotowanie oferty - pracownik Toya-Stanmar wpisuje dane z zamówienia do systemu informatycznego i sprawdza dostępność produktów na magazynie, następnie tworzy ofertę dla partnera z uwzględnieniem rabatów,
- wysyłka oferty - pracownik firmy Toya-Stanmar za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu wysyła ofertę do klienta, który ją akceptuje lub zgłasza swoje uwagi,
- działania marketingowe - działalność marketingowa Toya-Stanmar w głównej mierze polega na wysyłce pocztą elektroniczną wraz z ofertą na składane zamówienie specjalnej oferty zawierającej promocje cenowe oraz informacje o nowych produktach,
- fakturowanie - po zatwierdzeniu oferty przez klienta pracownik Toya-Stanmar wystawia fakturę na zamówione produkty i wysyła towar do różnych punktów dystrybucyjnych wskazanych w zamówieniu, natomiast faktura wysyłana jest pocztą tradycyjną do "PSB-Mrówka"
- obsługa reklamacji - w przypadku wystąpienia problemów z dostarczonymi produktami firma "PSB-Mrówka" tworzy dokumentację reklamacyjną w postaci papierowego formularza, która jest drukowana podpisywana i wysyłana w sposób tradycyjny na adres Toya-Stanmar.
System informatyczny posiadany przez Partnera:
Platforma serwerowa oraz oprogramowanie SAGE ERP X3. System oparty jest na elastycznej platformie SAFE X3 (Sage Application Framework for Enterprise), która zapewnia:
- trzystopniową, skalowalną architekturę systemu,
- wsparcie dla wielu systemów operacyjnych (Windows, UNIX, AIX, Linux,),
- obsługę wielu baz danych (Oracle 10g, MS SQL),
- klienta sieci Web, administrację w trybie klient/serwer,
- narzędzia audytu (dzienniki audytu, zarządzania bezpieczeństwem, pełne ścieżki audytu, itp.),
- business Intelligence i wbudowane narzędzia statystyczne,
- mechanizmy importu/eksportu (ASCII, XML) i integracja z pakietem MS Office,
- zaawansowany system obiegu dokumentów (workflow),
- zintegrowany zestaw narzędzi programistycznych.
- 267 stacji roboczych w postaci komputerów stacjonarnych i przenośnych wyposażonych w system operacyjny i pakiety oprogramowania biurowego służących do obsługi posiadanego systemu informatycznego.
Wstępnie oszacowana następującą ilość dni na prace programistyczne i wdrożeniowe:
40 dni
10) Działania programistyczne - stworzenie map translacyjnych do systemu informatycznego partnera biznesowego: GARDINIA Sp. z o.o.
Realizowane z firmą procesy biznesowe, które obsługiwane mają być poprzez platformę B2B to Zaopatrzenie i Sprzedaż, na które składają się następujące elementy:
- Analiza stanów magazynowych - pracownicy Toya-Stanmar odpowiedzialni za zamówienia towaru u dostawców w systemie informatycznym sprawdzają stany magazynowe produktów składających się na ofertę firmy GARDINIA, następnie wybierają asortyment, który powinien być uzupełniony i generują wydruk zamówienia z systemu informatycznego.
- Wysyłka zamówienia - wygenerowane zamówienie trafia na biurko osoby upoważnionej do podpisania dokumentu zamówienia (członkowie zarządu, księgowy), następnie zamówienie jest skanowane i wysyłane za pomocą faksu lub poczty elektronicznej do firmy GARDINIA, a oryginał dokumentu wysyłany jest pocztą tradycyjną. Po stronie partnera dane z zamówienia ręcznie wprowadzane są do systemu informatycznego i na podstawie wprowadzonych danych generowana jest oferta handlowa.
- Odebranie oferty - w odpowiedzi na złożone zamówienie w ciągu 1-3 dni pracownicy spółki GARDINIA przesyłają ofertę z wykazem rzeczowo finansowym, która ze względu na brak asortymentu w magazynach partnera niejednokrotnie różni się od przesłanego zamówienia, dlatego konieczny jest kontakt telefoniczny i ustalenie zamienników produktów.
- akceptacja ofert - po ustaleniu ostatecznej listy produktów, generowany jest nowy druk zamówienia, który ponownie jest akceptowany przez osobę upoważnioną i przesyłany faksem i pocztą do dostawcy.
- potwierdzenia nadania przesyłki- w przypadku skorzystania z usług kurierskich do realizacji dostawy, po skompletowaniu zamówienia firma GARDINIA za pośrednictwem faksu przesyła informację dotyczącą potwierdzenia nadania przesyłki, informacja zawiera nazwę przewoźnika, numer przesyłki oraz planowaną datę dostawy,
- rozliczenie finansowe - jest to końcowy etap dokonywania zakupów, a jego przebieg to głównie wysłanie faktury za pośrednictwem klasycznej usługi pocztowej, która następnie ręcznie wprowadzana jest do systemu informatycznego Toya-Stanmar.
- obsługa reklamacji - w przypadku wystąpienia problemów z dostarczonymi produktami tworzymy dokumentację reklamacyjną w postaci papierowego formularza, która jest drukowany podpisywany i wysyłany w sposób tradycyjny na adres dostawcy.
System informatyczny posiadany przez Partnera:
(ok. 250 komputerów, 7 serwerów itp.), wdrożony system informatyczny SAP ERP:
- SAP ERP Financials - kompleksowe rozwiązanie do zarządzania finansami organizacji. Składające się się z następujących modułów użytkowych:
- FI Financial Accounting
- CO Controlling
- EC Enterprise Controlling
- IM Capital Investment Management
- SAP ERP Human Capital Management - system pozwala zarządzać kapitałem ludzkim i wiedzą pracowniczą. Składa się on z następujących modułów użytkowych:
- PA Personel Administration
- PD Personel Development
- Moduły logistyczne
- LO General Logistics
- MM Materiale Management
- PM Plant Maintenance
- PP Production Planning
- PS Project System
- SD Sales Distribution
Wstępnie oszacowana następującą ilość dni na prace programistyczne i wdrożeniowe:
20 dni
11) Implementacja i konfiguracja podłączeń systemów informatycznych 3 w/w partnerów biznesowych do platformy B2B
Wstępnie oszacowana następującą ilość dni na prace: 15 dni
12) Testy funkcjonowania platformy B2B
Wstępnie oszacowana następującą ilość dni na przeprowadzenie testów funkcjonalnych:
Testy poprawności funkcjonowania EDI (3 dni)
Testy automatyzacji procesów (5 dni)
Testy obsługi wyjątków (2 dni)
Testy integralności i zapewnienia bezpieczeństwa (2 dni)
13) Szkolenie z obsługi platformy (dla administratora i użytkowników - max. 6 osób)
Tematyka szkolenia:
Szkolenie administratora - 4 dni
Ogólne omówienie systemu B2B - 1 dzień
Prezentacja szczegółowa automatyzowanych procesów - 3 dni
Ćwiczenia praktyczne na rzeczywistych przykładach - 5 dni
14) Asysta techniczna podczas uruchomienia produkcyjnego systemu
Przez okres: 10 dni ustalonych na etapie wdrożenia
Zakres Asysty obejmuje m.in.:
- prawo do korzystania z pomocy specjalistów (wsparcie telefoniczne, jak również poprzez pocztę elektroniczną)
- dostęp do internetowego Centrum Wiedzy,
- dostęp do forum dyskusyjnego umożliwiającego wymianę informacji z innymi użytkownikami programów Comarch, obszar najczęściej zadawanych pytań (FAQ) oraz serwis wiedzy biznesowej "Nowoczesne Zarządzanie",
Planowane terminy poszczególnych zadań:
Zadania 1 - 4 (28.05.2012 - 31.07.2012)
Zadania 5 - 6 (01.08.2012 - 31.10.2012)
Zadanie 7 - 14 (01.11.2012 - 30.04.2013)
Z poważaniem
Stanisław Klimkiewicz
Prezes Zarządu